Sistem Informasi Akutansi (2)

APLIKASI – APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN & PENGELUARAN

1.      Aplikasi – aplikasi Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Terdapat empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :

1.      Entri Pesanan Penjualan :

•          Mengambil pesanan dari pelanggan.
•          Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan.
•          Memeriksa ketersediaan persediaan.

2.      Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap :

•          Mengambil dan mengepak pesanan.
•          Mengirim pesanan tersebut.

3.      Penagihan dan Piutang Usaha

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan :

•          Penagihan ke para pelanggan.
•          Memelihara data piutang usaha.

4.      Penagihan Kas

•          Menangani kiriman uang pelanggan.
•          Menyimpannya ke bank.

Entri Pesanan Penjualan (Aktivitas 1)

Fungsi entri pesanan penjualan mencakup tiga aktivitas utama, yaitu :

1. Mengambil pesanan dari pelanggan
2. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan
3. Memeriksa ketersediaan persediaan

Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh:

-          Pemeriksaan validitas, Uji kelengkapan
-          Uji kewajaran
-          Persetujuan kredit
-          Otorisasi umum, Batas kredit
-          Otorisasi khusus:Pemeriksaan batas

Langkah berikutnya adalah, menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut. Internally generated documents produced by sales order entry:

-          Pesanan penjualan
-          Slip pengepakan
-          Kartu pengambilan barang

Pengiriman (Aktivitas 2)

Warehouse workers are responsible for filling customer orders by removing items from inventory. Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan informasi:

-          Menentukan metode pengiriman.
-          in-house
-          outsource

Dokumen, catatan, dan prosedur:

·          Kartu pengambilan printed by the sales order entry triggers the shipping process and is used to 
        identify which products to remove from inventory.
·          Jumlah phisik dibandingkan dengan kuantitas pada kartu pengambilan dan slip pengepakan.
·          Beberapa tempat pemeriksaan dibuat dan dokumen pengiriman dipersiapkan.

Penagihan dan Piutang Usaha (Aktivitas 3)

Dua aktivitas yang dilakukan pada stage siklus pendapatan ini adalah:

1.      Invoicing customers
2.      Maintaining customer accounts

 Jenis sistem penagihan:

·           Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi bahwa barang-barang
         dikirim.
·          Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi tidak dikirim) sesegera pesanan
        disetujui.
·          Persediaan, piutang dagang, dan file buku besar diperbaharui pada waktu ini.

Metode-metode pengurusan piutang dagang:

·           Metode faktur terbuka
·           Metode pembayaran gabungan

Penagihan Kas (Aktivitas 4)

Dua bagian yang terlibat dalam aktivitas ini adalah:

1.      Kasir
2.      Fungsi piutang dagang

Keputusan-keputusan penting dan Kebutuhan Informasi:

1.      Pentingnya pengurangn pencurian kas.
2.      Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya tidak mempunyai akses phisik ke kas atau cek.
3.      Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentifikasi sumber suatu pengiriman uang dan vaktur
       aplikasi harus dikredit.

Dokumen, catatan, dan prosedur:

1.      Cek diterima dan dikirim (disimpan).
2.      Daftar pengiriman uang dipersiapkan dan dimasukkan secara on-line pelanggan, nomor faktur, dan jumlah setiap pembayaran.
3.      The system performs a number of on-line edit checks to verify the accuracy of data entry.

2.      Aplikasi – aplikasi Siklus Pengeluaran :

Sikklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Siklus Pengeluaran : Keputusan-keputusan penting :

•          Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang akan ditanggung?
•          Pemasok manakah yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik ?
•          Dimanakah persediaan dan perlengkapan akan disimpan ?
•          Bagaimana cara organisasi mengkonsolidasi pembelian di lintas unit untuk mendapatkan harga 
         yang optimal ?
•          Bagaimana TI dapat digunakan untuk meningkgatkan baik efisiensi maupun keakuratan fungsi  
        logistik inbound ?
•          Apakah tersedia cukup kas untuk memanfaatkan diskon yang diberikan oleh pemasok ?
•          Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas ?

Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran :

1.      Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]). Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :

–   MRP (material requirement planning). Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan. Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.

–   JIT (just in time). Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan. Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:

Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :

–       Peminta dan mengidentifikasi nomor barang
–       Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan
–       Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta
–       Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan
–       Menetukan pemasok (vendor)

Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan adalah

§  Harga, kualitas bahan baku
§  Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman

Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan. Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok menyetujuinya.

2.      Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) :
•   Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.
•  Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:
•  Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

–     Memutuskan apakah menerima pengiriman
–     Memeriksa jumlah dan kualitas barang

•    Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
•    Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.

3.      Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)A

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran.

Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :
–  Sistem tanpa voucher
–  Sistem Voucher

APLIKASI-APLIKASI SIKLUS PRODUKSI DAN KEUANGAN

APLIKASI-APLIKASI SIKLUS PRODUKSI DAN KEUANGAN

A.      SIKLUS PRODUKSI

Siklus Produksi adalah serangkaian aktivitas bisinis dan kegiatan pengolahan data yang berkaitan dengan proses pembuatan produk. Siklus produksi berkaitan erat dengan sub sistem yang lain, seperti yang tertera pada gambar di bawah ini.

 

Perancangan produk merupakan tahap awal dari sistem produksi yang bertujuan untuk merancang sebuah produk yang memenuhi keinginan konsumen dalam hal kualitas, lama pengerjaan, dan biaya produksi yang rendah. Dokumen yang dihasilkan dari aktivitas produksi adalah :

1.     Daftar kebutuhan bahan (bill of material).

2.     Daftar kegiatan (Operating list/routing sheet).

Tahap kedua dari sitem produksi adalah membuat perencanaan dan penjadwalan produksi yang bertujuan produksi dilakukan seefisien mungkin untuk memenuhi pesanan yang ada dan kemungkinan permintaan jangka pendek tanpa menghasilkan produk yang berlebih. Untuk memmbuat rencana produksi, tersedia 2 metode yang umum dipakai, yaitu :

1.     Perencanaan sumberdaya manufaktur (manufacturing resource planning/MPR-II).

2.     Sistem manufaktur Just-in-time (JIT).

Dokumen yang digunakan dalam aktivitas perencanaan dan penjadwalan produksi yaitu :

1.   Jadwal produksi (master production schedule).

2.   Order produksi (production order).

3.   Bukti permintaan bahan baku (material requisition).

Tahap ketiga dalam sistem produksi adalah pembuatan produk. Informasi penting yang berhubungan dengan produksi yaitu : konsumsi bahan baku, tenaga kerja, dan biaya overhead sehingga sistem informasi akuntansi dapat mengolah data tersebut, memprosesnya dan membuat berbagai macam laporan yang diperlukan.

Sistem Akuntansi Biaya

Tahap akhir dalam sistem produksi adalah sistem akuntansi biaya yang bertujuan yaitu :

1.  Menghasilkan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dalam produksi.

2.  Menghasilkan informasi biaya yang akurat agar dapat digunakan sebagai dsar penentuan harga (pricing) dan kepututusan tentang komposisi produk (product mix).

3.  Menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk menghitung nilai persediaan dan harga pokok penjualan.

Jenis sistem akuntansi biaya yang umum  digunakan oleh sebuah perusahaan adalah sistem penentuan harga pokok pesanan (job order costing) dan sistem peneentuan harga pokok proses (process costing) dan laporan yang dihasilkan sistem akuntansi biaya umumnya berupa :

1.        Laporan kontrol (control report).

2.        Laporan harga pokok produksi (production cost report)

  

Prosedur Pengolahan Transaksi

Pengolahan transaksi biaya dapat dilakukan secara manual atau dengan menggunakan komputer dan prosedure pengolahan transaksi dalam bentuk narasi dan bagan alir (flowchart).

Prosedure/Sistem Akuntansi Biaya (manual) dimulai dari Bagian Gudang ke Departemen Pengawasan Produksi ke Bagian Pabrik ke Bagian Akuntansi Biaya.

A.      Siklus Keuangan

Siklus Keuangan adalah Sistem akuntansi yang mencatat dua dua kegiatan ekonomi  yaitu :

a.     Bisnis menaikkan modal dari para pemilik dan kreditor.

b.     Bisnis menggunakan modal untuk memperoleh aset produksi yang dipakai untuk memperoleh pendapatan.

Siklus keuangan melaporkan sumber kapital pada manajer berkenaan dengan hasil operasinya. Sistem laporan keuangan ini menunjukkan pada kesatuan eksternal dengan meringkas data akuntansi dan menunjukkannya dalam rekening keuangan. Terkadang meliputi sistem akuntansi tanggung jawab yang menunjukkan biaya aktual dan dianggarkan pada manajer individu. Catatan jurnal dan aplikasi laporan keuangan terkadang merupakan komponen sistem buku besar umum. Contoh siklus keuangan dapat kita lihat pada gambar di bawah ini.

Pengembangan Sistem : Suatu Survei

Sistem Informasi adalah suatu sinergi antara data, mesin pengolah data (yang biasanya meliputi komputer, program aplikasi dan jaringan) dan manusia untuk menghasilkan informasi. Jadi sistem informasi bukan hanya aplikasi perangkat lunak. Sistem Informasi ada pada hampir setiap perusahaan atau instansi untuk mendukung kegiatan bisnis mereka sehari-hari. Biasanya porsi pengerjaan pengembangan sistem informasi diserahkan kepada orang-orang yang bekerja di bidang Teknologi Informasi.

1. Konsep Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem adalah proses memodifikasi atau mengubah sebagian atau seluruh sistem informasi. Analisis sistem merupakan tanggungjawab untuk pengembangan rancangan umum aplikasi-aplikasi sistem. Terdapat empat tahap atau langkah umum dalam analisis sistem

1. Survei sistem berjalan
2. Menngidentifikasi kebutuhan informasi pemakai
3. Mengidentifikasi kebutuhan sistem yang perlu untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai
4. Penyajian laporan analisis sistem

2. Standar-Standar Dokumentasi

Tinjauan atas dokumentasi pengembangan sistem

Format khusus dari dokumentasi pengembangan sistem biasanya disebutkan dalam standar-standar dokumentasi pengembangan sistem organisasi.

1. Studi kelayakan: analisis yang dilakukan untuk menentukan apakah proyek layak dipertimbangkan atau tidak. Tujuannya untuk menjawab seluruh pertanyaan kelayakan teknis, ekonomis dan operasional.
2. Diagram arus logis
3. Kamus-kamus data: mendokumentasikan muatan khusus basis data
4. Perancangan konseptual: dasar perancangan sistem yang rinci.
5. Laporan perancangan sistem: translasi dari laporan perancangan konseptual ke dalam kinerja sistem yang rinci dan spesifikasi fungsional yang diperlukan untuk memulai perancangan sistem secara fisik
6. Bagan alir dan tabel keputusan
7. Deskripsi program
8. Prosedur-prosedur operasi, manual berjalan. Manual berjalan adalah kumpulan dokumen yang terorganisasi yang berkaitan dengan prosedur-prosedur operasi mencakup aplikasi-aplikasi tertentu
9. Deskripsi berkas; prosedur-prosedur memasukkan data
10. Rencana pengubahan
11. Skedul operasi dan perwatan
12. Rencana audit
13. Komentar pemakai

 3. Teknologi dan Praktik Pengembangan Sistem

Analisa system terstruktur dan Rancangan:

Teknik analisis terstruktur lebih mengandalkan pada penggunaan diagram aliran data daripada bagian alirannya sendiri. Teknik perencanaan terstruktur mengembangkan program computer sebagai hierarki modul atas bawah.

Alat Case-Case adalah alat keahlian teknik perangkat lunak yang dibantu dengan computer dimana mengotomatisasi multi proses yang dibutuhkan selama pengembangan system.

4. Perencanaan dan Pengorganisasian Proyek Sistem

Hal ini perlu diketahui oleh para akuntan karena dua alasan:

1. Ini berpartisipasi dalam tim proyek yang mendesain system akuntansi.
2. Para auditor memeriksa dan memberikan saran bagi system baru sebelum diluncurkan.

Sumber:

http://atlasug.blogspot.com/2013/11/bab-v-aplikasi-aplikasi-siklus.html

http://aldyrizaldi.blogspot.com/2012/12/aplikasi-aplikasi-siklus-produksi-dan.html

http://wahyudirm.wordpress.com/2012/11/23/tugas-ke-vii/